Events
Een townhall meeting is een bijeenkomst waarin de directie de hele organisatie tegelijk bijpraat over koers, resultaten en veranderingen, en waarin medewerkers vrij vragen kunnen stellen. Er wordt niets besloten: het doel is dat iedereen hetzelfde verhaal hoort, van de mensen die erover gaan. Veel organisaties houden er een per kwartaal, en steeds vaker hybride: in een zaal en tegelijk online.
Dat klinkt eenvoudig. In de praktijk zie je vaak het omgekeerde: vier sprekers met elk een eigen deck, een uur dia's met cijfers, en een vragenronde die aan het eind sneuvelt omdat de tijd op is.
In dit artikel: wat een townhall is, wanneer je er een houdt, een agenda die werkt, hoe je echte vragen loskrijgt, en hoe je een presentatie maakt die in de zaal én op een laptop thuis overkomt. Met twee voorbeelden uit ons eigen werk.
Wat is een townhall meeting?
De naam komt uit de Verenigde Staten. In de dorpen van New England kwamen inwoners al in de zeventiende eeuw bijeen in het gemeentehuis, de town hall, om met hun bestuur te praten. Bedrijven namen het woord over voor een bijeenkomst met hetzelfde idee: de leiding staat er zelf, en iedereen mag vragen stellen.
Een townhall is iets anders dan een gewone vergadering. Er is geen besluit, geen stemming en meestal geen discussie in groepjes. Het is ook iets anders dan een nieuwsbrief: de kracht zit erin dat je de directie hoort en ziet, en dat je kunt terugvragen.
Je kent hem misschien onder een andere naam: all-hands, kwartaalbijeenkomst, personeelsbijeenkomst of plenaire update. Over de schrijfwijze: in het Engels schrijf je town hall los. In Nederlandse organisaties zie je townhall aaneen minstens zo vaak. Kies er één en houd die vast in je uitnodigingen.
Wanneer houd je een townhall?
Er zijn twee soorten aanleidingen.
Een vast ritme. Elk kwartaal of elk halfjaar, vaak kort na de cijfers. Het voordeel: mensen weten dat ze op vaste momenten horen hoe het gaat, ook als er niets bijzonders speelt. HeadFirst Group heeft daar een eigen formule voor, Up Next, waarin collega's elk kwartaal horen wat er aan nieuwe releases en technologie aankomt.
Een grote verandering. Een nieuwe strategie, een overname, een nieuwe CEO, een verhuizing of een reorganisatie. Dan wil je dat iedereen hetzelfde verhaal op hetzelfde moment hoort, voordat de wandelgangen het overnemen.
Eén ding hoort er niet in: nieuws over individuele mensen. Wie zijn baan verliest of van functie verandert, hoort dat vooraf persoonlijk, niet in een zaal met driehonderd collega's.
Een agenda die werkt
Een townhall van een uur kan er zo uitzien:
Opening (5 minuten). Waarom we hier zijn en wat je na afloop weet.
Waar we staan (10 minuten). De resultaten, kort en eerlijk, ook wat tegenviel.
Het grote onderwerp (15 minuten). Eén thema dat er nu toe doet: de nieuwe strategie, de overname, het plan voor volgend jaar.
Een stem uit de organisatie (10 minuten). Een team of collega die laat zien wat het in de praktijk betekent.
Vragen (15 minuten). Vaste tijd, niet wat er overblijft.
Afsluiting (5 minuten). Wat er nu gebeurt, en waar je terechtkunt met vragen.
Twee keuzes maken het verschil. Eén groot onderwerp in plaats van vijf kleine: wat er niet in past, gaat in een mail of op intranet. En een vragenronde met een vaste plek in het programma. Uitlopen gebeurt bijna altijd, en als de vragen aan het eind staan, gaan zij eraf. Zet ze desnoods halverwege.
Zo organiseer je een townhall in zeven stappen
Begin bij één boodschap. Wat moet iedereen na afloop weten, voelen of doen? Schrijf het op in één zin. Elke spreker en elke dia draagt daaraan bij.
Kies weinig sprekers. Twee tot vier is genoeg. De CEO opent, maar laat ook mensen aan het woord die dichter bij het werk staan.
Verzamel vooraf vragen. Een anoniem formulier een week van tevoren laat zien wat er leeft. Neem de meest gestelde vragen alvast mee in het verhaal.
Regel de techniek voor zaal én scherm. Microsoft Teams heeft een aparte vergadervorm voor townhalls, met een gemodereerde vragenlijst. Hoeveel deelnemers je kunt ontvangen, hangt af van je licentie. Spreek af wie de online vragen bewaakt en wie de regie doet.
Maak één presentatie, geen vier. Eén verhaallijn, één template en één beeldtaal voor alle sprekers. Anders voelt het als vier losse vergaderingen achter elkaar.
Repeteer met de echte techniek. Een doorloop in de zaal, met microfoons, clicker en stream. Dan merk je dat een spreker te lang is of dat een video geen geluid heeft, en niet tijdens de livestream.
Volg binnen een week op. Stuur de opname, een korte samenvatting en antwoorden op de vragen die zijn blijven liggen. Zo laat je zien dat vragen stellen zin heeft.
De presentatie: ontwerp voor het kleinste scherm
Een townhall-presentatie wordt op twee schermen tegelijk bekeken: groot in de zaal en klein op de laptop van wie thuis meekijkt. Ontwerp voor het kleinste. Dat betekent:
Eén boodschap per dia. Een kop die als zin leest, zodat je hem ook begrijpt als je even niet luistert.
Grote cijfers, weinig cijfers. Eén getal per dia met een vergelijking erbij, zoals vorig jaar of het doel, zegt meer dan een tabel die niemand kan lezen.
Mensen in beeld. Foto's of korte video's van collega's, klanten en projecten. Een townhall gaat over de organisatie, dus laat die zien.
Rust tussen de sprekers. Een vaste openingsdia of korte video per spreker geeft structuur en tijd om te wisselen.
Een sterk concept houdt het geheel bij elkaar. Voor Schiphol maakten we een strategie-event van een halve dag voor 200 managers, onder het thema 24/7: hoe alle afdelingen samen de luchthaven dag en nacht laten draaien. Het programma speelde een hele dag na, van zonsopgang tot de volgende ochtend, op een scherm van 35 meter breed. Om de directie benaderbaar te maken, kwam er een late night talkshow in plaats van nog een praatje achter een spreekgestoelte. Lees de case Schiphol.
Bij HeadFirst Group zat de uitdaging in het hybride karakter. De Up Next-events waren tegelijk live in Amsterdam, voor een scherm van 30 meter breed, en online. We maakten één eventidentiteit voor presentaties, video's en bumpers, en coachten de sprekers om zowel de zaal als de camera aan te spreken. Lees de case HeadFirst Group.
Zo krijg je echte vragen
Het moment dat een townhall waardevol maakt, is ook het moment dat het vaakst stilvalt. Niemand wil als eerste zijn hand opsteken voor driehonderd collega's. Wat helpt:
Laat anoniem vragen stellen via de Q&A van Teams of een tool als Slido of Mentimeter, en laat collega's op vragen stemmen.
Zet een moderator neer die vragen bundelt en ook de kritische kiest. Als alleen de makkelijke vragen langskomen, ziet de zaal dat.
Begin zelf met een lastige vraag, bijvoorbeeld een die vooraf binnenkwam. Dat laat zien dat het mag.
Zeg het als je iets niet weet, en wanneer het antwoord komt. Kom daar dan ook op terug.
Meer over een online publiek bij de les houden lees je in vijf tips om je online publiek betrokken te houden.
Vijf fouten die we vaak zien
Te veel sprekers en te veel onderwerpen. Het programma loopt uit en niemand onthoudt iets.
Iedere spreker een eigen deck. Andere lettertypen, andere kleuren, andere stijl. Het oogt als losse stukken in plaats van één verhaal.
Vragen als sluitpost. Vijf minuten aan het eind, als iedereen al naar de koffie kijkt.
Alleen goed nieuws. Medewerkers weten meestal ook wat er misgaat. Wie dat overslaat, verliest geloofwaardigheid.
Geen vervolg. Vragen die blijven liggen en een opname die niemand krijgt, maken de volgende townhall stiller.
Een townhall is een van de weinige momenten waarop de hele organisatie tegelijk naar hetzelfde kijkt. Dat is het waard om goed voor te bereiden.
Mr.Prezident helpt bij interne events, van verhaallijn en agenda tot presentaties, video's en de techniek op de dag zelf. Lees meer over een eventpresentatie laten maken.
Veelgestelde vragen
?
Wat is een townhall meeting?
?
Is het townhall of town hall?
?
Wat is een ander woord voor een townhall meeting?
?
Wat gebeurt er tijdens een townhall meeting?
