Templates
Een PowerPoint-template maak je in het diamodel, in het Engels de slide master. Daar leg je je merkkleuren, lettertypen, logo en dia-indelingen één keer vast. Daarna sla je het geheel op als sjabloon (.potx) en geef je dat aan je team. Wie daarmee een presentatie begint, werkt vanzelf in je huisstijl.
De stappen zijn niet moeilijk. Toch lopen de meeste templates stuk. Elk merk heeft een huisstijlgids met kleuren, lettertypen en logogebruik. En dan opent iemand PowerPoint, kiest de blauwtint die er ongeveer op lijkt, en is de gids weer even niets waard.
Het probleem is bijna nooit onwil. Zolang collega's zelf kleuren moeten uitkiezen, kiezen ze de verkeerde. Niet uit slordigheid, maar omdat de goede kleur niet in het kleurenmenu staat.
In dit artikel: hoe je een PowerPoint-template maakt in zes stappen, van kleuren en lettertypen tot uitrollen naar je team. Plus de vier valkuilen waar de meeste templates op stuklopen.
Thema, sjabloon of diamodel?
Deze drie worden door elkaar gebruikt, en dat maakt elke handleiding verwarrend.
Het diamodel (slide master) is de blauwdruk van je presentatie. Hierin staat waar de titel staat, welk lettertype die heeft, waar het logo hangt en welke dia-indelingen beschikbaar zijn.
Het thema is de set kleuren, lettertypen en effecten. Een thema kun je op elke presentatie loslaten.
Het sjabloon (.potx) is het hele pakket: diamodel, thema en eventueel voorbeelddia's. Dit is het bestand dat je aan je collega's geeft.
Kort gezegd: je bouwt in het diamodel, je legt kleuren en lettertypen vast als thema, en je levert het geheel op als sjabloon.
Stap 1: Verzamel je huisstijl in bruikbare vorm
Voor je PowerPoint opent, heb je nodig:
Hex-codes van alle kleuren. Niet Pantone, niet CMYK. PowerPoint werkt in RGB en hex. Vraag je merkbureau of designer om de digitale waarden.
Je lettertypen, en het antwoord op de vraag of iedereen ze heeft. Dat is de belangrijkste vraag van het hele traject. Meer daarover bij stap 3.
Het logo als PNG met transparante achtergrond, in hoge resolutie. Een SVG kan PowerPoint ook aan, maar PNG is voorspelbaarder als je bestand langs verschillende versies en apparaten gaat.
Een keuze voor het diaformaat. Vrijwel altijd 16:9. Stap je later over van 4:3 naar 16:9, dan schuift alles wat je hebt opgemaakt scheef. Beslis dit dus eerst, via Ontwerpen > Diagrootte.
Staan je kleuren en lettertypen nog nergens vast, begin dan bij je huisstijlhandboek.
Stap 2: Zet je merkkleuren in het kleurenmenu
Dit is de stap met de meeste opbrengst per minuut. Zolang je merkkleuren niet in het kleurenmenu staan, gebruikt niemand ze.
Ga naar Beeld > Diamodel.
Klik in het lint op Kleuren > Kleuren aanpassen.
Je ziet twaalf posities. Vul ze met de hex-codes uit je huisstijl.
Geef het kleurenschema de naam van je merk en sla het op.
Over die twaalf posities, want daar zit een logica in die vaak wordt genegeerd:
Tekst/achtergrond, donker 1 en licht 1 zijn je basis. Meestal je donkerste merkkleur of zwart, en wit.
Tekst/achtergrond, donker 2 en licht 2 zijn de secundaire varianten, bijvoorbeeld voor een gekleurde hoofdstukdia.
Accent 1 tot en met 6 zijn je merkkleuren. Dit is óók de volgorde waarin PowerPoint grafieken inkleurt: accent 1 wordt de eerste reeks in elke staaf- en lijngrafiek. Zet je kleuren dus in de volgorde die je in grafieken wilt zien, niet op merkhiërarchie.
Hyperlink en gevolgde hyperlink worden bijna altijd vergeten. Dan staan er standaardblauwe links in een verder strak deck.
Vanaf nu ziet iedereen die op een kleurvak klikt jouw merkkleuren bovenaan, met lichtere en donkerdere tinten eronder.
Stap 3: Leg je lettertypen vast (en vermijd de fontvalkuil)
In het diamodel: Lettertypen > Lettertypen aanpassen. Je stelt twee lettertypen in, één voor koppen en één voor de lopende tekst. Sla het op onder je merknaam.
Dan de vraag die je echt moet beantwoorden: staat dit lettertype op de computer van iedereen die het bestand opent?
Meestal niet. Huisstijllettertypen zijn gelicentieerd en staan op de laptops van marketing, maar niet op die van sales, niet bij de externe partij die je deck doorstuurt, en niet op de zaalcomputer waar je om negen uur 's ochtends moet presenteren. PowerPoint vervangt het lettertype dan stilletjes door een ander, en je opmaak verspringt.
Je hebt drie opties:
Lettertypen insluiten, via Bestand > Opties > Opslaan > Lettertypen insluiten in het bestand. Dat helpt, maar niet overal. PowerPoint voor het web negeert ingesloten lettertypen, op de Mac werkt het beperkter dan op Windows, en je bestand wordt flink groter. Ook staat je licentie het niet altijd toe.
Centraal uitrollen. Laat IT het lettertype op alle werkplekken installeren. De schoonste oplossing, en de traagste.
Een veilig alternatief kiezen. Een systeemlettertype dat overal staat, zoals Arial, Verdana of Aptos (de standaard van Microsoft), en dat vastleggen als het PowerPoint-lettertype van je merk. Minder mooi, altijd goed.
Optie 3 wordt vaak weggewuifd, maar is voor veel organisaties de verstandigste. Een deck dat overal klopt in Arial is beter dan een deck dat op één laptop prachtig is en in de zaal uit elkaar valt. Kies bewust, en leg de keuze vast in je huisstijlgids.
Stap 4: Logo, achtergrond en vaste elementen
Nog steeds in Beeld > Diamodel. Bovenaan de lijst links staat de basisdia. Wat je daar plaatst, verschijnt op alle indelingen eronder.
Zet je logo via Invoegen > Afbeeldingen op de basisdia, op de vaste plek uit je huisstijlgids. Zelfde plek, zelfde formaat, op elke dia.
Stel de achtergrond in via Achtergrondstijlen, gekoppeld aan je nieuwe themakleuren.
Zet paginanummering en eventueel een voettekst op hun definitieve plek.
Bepaal daarna per indeling of het logo er moet staan. Op een dia met een beeld over de hele breedte meestal niet.
Klein maar belangrijk: zet het logo op de basisdia en niet op elke dia apart. Bij een rebranding vervang je het dan op één plek in plaats van in tweehonderd bestanden.
Stap 5: Maak dia-indelingen die mensen echt gebruiken
PowerPoint geeft je standaard elf indelingen, waarvan je er drie gebruikt. Ruim op en bouw wat je nodig hebt. Een set die in de praktijk werkt:
Titeldia
Hoofdstukdia
Titel met tekst
Twee kolommen
Beeld over de hele dia met een tekstblok
Grafiek of tabel
Quote
Contact- en afsluitdia
Verwijder de rest met de rechtermuisknop op de indeling en Indeling verwijderen. Geef wat overblijft begrijpelijke namen, want die zie je terug onder Start > Indeling. "Hoofdstuk donker" is bruikbaar, "1_Titel en object" niet.
Werk in elke indeling met tijdelijke aanduidingen (Tijdelijke aanduiding invoegen) in plaats van losse tekstvakken. Alleen dan valt tekst vanzelf op de goede plek, in de goede grootte en kleur. Losse tekstvakken zijn de reden dat huisstijlen alsnog verwateren: ze houden zich nergens aan.
Goede indelingen betalen zich ook terug als je team met AI werkt. Copilot en de AI-invoegtoepassingen voor PowerPoint kiezen uit de indelingen in je template. Zie presentatie maken met AI.
Sluit af met Modelweergave sluiten.
Stap 6: Opslaan als sjabloon en uitrollen
Kies Bestand > Opslaan als > PowerPoint-sjabloon (.potx).
Sla je het op in de standaardmap voor aangepaste Office-sjablonen, dan verschijnt je template bij Bestand > Nieuw onder Persoonlijk. Dat is het verschil tussen een template die gebruikt wordt en een template die in een mailbijlage sterft.
Voor een team:
Zet het .potx-bestand op één centrale plek in SharePoint of Teams, niet in een gedeelde map die niemand terugvindt.
Vertel één keer duidelijk waar het staat en hoe je ermee begint.
Zet een versienummer en datum in de bestandsnaam.
Spreek af wie de template beheert. Zonder eigenaar zijn er binnen een half jaar vier varianten.
In grotere organisaties loop je hier tegen de grens van een los bestand aan. Dan wil je dia's centraal beheren en bijwerken in plaats van bestanden rondsturen. Daar is de PowerPoint Slide Manager voor.
De vier valkuilen
1. Mac, Windows en de webversie doen niet hetzelfde. Lettertypen, insluiten en sommige vormopties werken anders. Test je template op minstens één Mac, één Windows-computer en in PowerPoint voor het web voordat je hem uitrolt. Dit is de meest voorkomende reden dat een template "kapot" heet te zijn.
2. Grafieken vergeten. Kleuren instellen is stap één, maar de opmaak van grafieken (rasterlijnen, legenda, labels, lijndikte) blijft de standaard van PowerPoint. Bouw één grafiek precies goed op, sla hem op als grafieksjabloon en zet hem als voorbeelddia in je template.
3. Losse tekstvakken toestaan. Zie stap 5. Dekken de indelingen niet wat mensen nodig hebben, dan tekenen ze zelf vakken, en dan is je huisstijl binnen een kwartaal verwaterd. Los dat op door indelingen toe te voegen, niet door regels rond te sturen.
4. Toegankelijkheid overslaan. Genoeg contrast tussen tekst en achtergrond, een leesbare minimale lettergrootte en een logische leesvolgorde in je indelingen. Steeds vaker een harde eis bij overheid en grote bedrijven, en in het diamodel regel je het in één keer.
Dit kun je zelf, en dit meestal niet
Eerlijk is eerlijk: de stappen hierboven kun je zelf. Voor een team van tien mensen met een overzichtelijke huisstijl kom je met een dag werk een heel eind, en dat is die dag waard.
Het wordt een ander verhaal bij:
meerdere merken of labels onder één organisatie
meertalige decks, waar de lengte van de tekst de opmaak laat schuiven
een rebranding waarbij honderden bestaande presentaties mee moeten
een organisatie waar iedereen al een eigen versie heeft, en adoptie het echte probleem is
grafieken en datavisualisatie die verder gaan dan een staafdiagram
Dan is het geen PowerPoint-klus meer maar een ontwerpklus, met afspraken over beheer eromheen. Mr.Prezident bouwt die templates, onder meer voor Universal Music Group, Zwitserleven en Geodis. Lees meer over een PowerPoint-template laten maken, of over hoe je alle presentaties on-brand krijgt in je hele organisatie.
Veelgestelde vragen
?
Hoe maak je een PowerPoint-template?
?
Wat is een diamodel in PowerPoint?
?
Wat is het verschil tussen een thema en een sjabloon?
?
Hoe zorg je dat je lettertype overal goed wordt weergegeven?
